Aplikacje internetowe - automatyzacja

Krótko o aplikacjach internetowych

Myślę że nikomu już nie trzeba po raz milionowy opisywać co to jest aplikacja internetowa lub przez niektórych nazywana aplikacją webową.

To na co chciałbym zwrócić uwagę to korzyści jakie wynikają ze stosowania aplikacji internetowych:

• brak konieczności zabierania ze sobą komputera na którym mamy zainstalowane oprogramowanie firmowe,
• dostęp do swoich danych firmowych z każdego miejsca na świecie,
• możliwość sprawdzenia istotnych danych nawet z poziomu telefonu komórkowego.

Jako przedsiębiorcy działający w obecnych czasach musimy brać pod uwagę naszą mobilność i elastyczność na zmieniające się czynniki na rynku. Nie sądze żeby ten trend poszedł w innym kierunku niż coraz większa integracja naszego biznesu z technologia. Myślę nawet że w przeciągu najbliższej dekady innowacyjność w firmie będzie na równi z marketingiem. Ale dość o aplikacjach, poczytajmy o tym co tak naprawdę te aplikacje mogą nam dać.

Korzyści automatyzacji

Jedną z największych korzyści stosowania aplikacji w firmie jest automatyzacja powtarzalnych procesów a przez to oszczędność czasu i minimalizacja błędów w czasie przetwarzania danych. Scharakteryzujemy niektóre z nich posługująć się prostą aplikacją do przetwarzania danych Twoich klientów:

• powtarzalność procesów - przy wprowadzaniu danych do systemu informatycznego dzięki zastosowaniu formularzy uzyskujemy stałą powtarzalność wprowadzanych danych,
• elastyczność - w trakcie prowadzeniu działalności jest niemalże pewne że zajdą jakieś zmiany, dzięki temu że dane mamy w postaci elektronicznej to jesteśmy w stanie bardzo łatwo dostosować je do nowych wymagań, 
• mniej pomyłek - w trakcie wprowadzania dane mogą być automatycznie walidowane przez system, dzięki temu minimalizujemy ilość pomyłek,
• skalowalność - te same dane mogą być przetwarzane przez wiele osób oraz automatycznych procesów,
• więcej czasu i oszczędności - mimo że na początku aplikację mogą wydawać się dużym wydatkiem to po pewnym czasie zaczniemy dostrzegać korzyści i realne oszczędności.

Automatyzacja kontaktów z klientami

Jednym z przykładów, gdzie możemy wykorzystać aplikację webową jako narzędzie do automatyzacji jest kontakt z klientami. Tego typu systemy są znane pod nazwą CRM. Jest to oczywiście angielsko brzmiący skrót (Customer Relationship Management). Co taki system potrafi zrobić? Otóż bardzo dużo, przytoczę kilka prostych przykładów. 

Pierwszym z nich jest komunikacja z klientem. System może się w pełni zintegrować z kontem pocztowym przez co będzie odbierał i wysyłał wiadomości pogrupowane w odpowiednia kategorię. Nie trudno jest doprowadzić do sytuacji że gdy mamy 100 klientów i kontaktujemy się z nimi przynajmniej raz w tygodniu to te konkretne wiadomości po prostu zaginął w gąszczu naszej skrzynki odbiorczej. Nie muszę też wspominać o tym że te wiadomości możemy filtrować szukając jakiś haseł kluczowych lub sortować po dacie lub odpowiednich priorytetach. W tej chwili jeszcze nie widać automatyzacji ale im więcej danych wprowadzimy do systemu tym więcej możemy uzyskać. Np. wyobrażmy sobie sytacje że chcemy wysłać nową ofertę promocyjna ale do najbardziej aktywnych klientów, czyli takich którzy kontaktowali się z nami w ostatnich 90 dniach. Dla takiego systemu to nic trudnego. System wyszuka takich klientów i wyśle do każdego z nich promocyjną ofertę.

Kolejnym przykładem jest coś podobnego do tego co opisałem powyżej jednak z wykorzystaniem innego środka komunikacji, mianowicie telefonu. Po instalacji na telefonach naszych sprzedawców dodatkowej aplikacji, system może monitorować połączenia wykonywane i odbierane od naszych klientów oraz wysyłać i odbierać SMS. Do czego to nam może służyć? Otóż możemy ustawić system tak aby wysyłał powiadomienia do managera sprzedawców że jakiś klienta czeka na odpowiedź dłużej niż 6h, dzięki temu możemy na taką sytuację zareagować.

Następnym przykładem jest umawianie spotkań z klientami i integracja z firmowym kalendarzem. System może analizować efektywność takich spotkań i zajętość kalendarzy poszczególnych sprzedawców. Dodatkowo może ostrzegać sprzedawców o próbie zarezerwowania kolejno występujących po sobie spotkań, w odstępach czasu uniemożliwiających dotarcie na miejsce w określonym czasie.

Ostatnim ale także bardzo ważnym przykładem zastosowania CRM jest zbieranie w automatyczny sposób feedbacku od klientów. System może to robić cyklicznie po każdym zdarzeniu kontaktu lub po określonej liczbie kontaktów. Automatycznie będzie zapisywał odpowiedzi klientów, a przy odpowiednim zdefiniowaniu pytań może także analizować wskaźnik zadowolenia klientów.

Automatyzacja składania zamówień

Wyobraźmy sobie że mamy już aplikację, która zarządza procesami sprzedażowymi w Twojej firmie. Jest to jednak wewnętrzna aplikacja używana przez sprzedawców, magazynierów oraz firmy kurierskie. Obecnie klienci zamawiają Towar telefonicznie lub w sprzedaży bezpośredniej. Pandemia z 2020 roku pokazała nam że takie rozwiązanie ma znaczące wady. Jak zatem umożliwić dalszy proces sprzedażowy bez angażowania sprzedawców bezpośrednich lub call center lub rozszerzyć obecny target sprzedażowy także w internecie?

Rozwiązaniem na te wszystkie problemy może być dedykowana strona, nazwijmy ją roboczo małym sklepem internetowym, przez który klienci są w stanie dokonać i opłacić zakup a wszelkie informacje trafiają do Twojego głównego systemu który obecnie używasz w firmie.

Co zyskujesz:

• pełna automatyzacja składanych zamówień, dzięki czemu Twoi pracownicy mają więcej czasu na wykonywanie ważniejszych zadań lub nawet możesz ograniczyć do minimum koszty związane z zarządzaniem tymi zamówieniami,
• po dokonaniu zakupy możesz wysyłać do klientów ankiety oceniające proces zakupowy a także sam produkt,
• automatyzacja porcesu posprzedażowego poprzez automatyczna wysyłkę maili dotyczących szczegółów zamówienia oraz płatności,
• nie musisz budować aplikacji od nowa i ponosić większych kosztów ale zintegrować sklep ze istniejącą aplikacją.

Automatyzacja zliczania czasu pracy

Kolejny przykład automatyzacji dzięki wykorzystaniu aplikacji internetowej można zaprezentować na przykładzie aplikacji do zliczania czasu pracy pracowników.

Załóżmy że jesteś właścicielem fabryki, sklepu lub innego przedsiębiorstwa, gdzie pracownicy przychodzą do zakładu pracy na określoną godzinę i pracują zgodnie z zaplanowanym grafikiem. Jeżeli pracowników jest pięciu to nie jest to wielki problem aby upewnić się że wszyscy przyszli o określonej godzinie i przepracowali określony czas. Problem z nadzorem pojawia się gdy pracowników jest więcej 20, 50 a nawet 100 i więcej.

Jak można rozwiązać taki problem za pomocą jednej aplikacji? Otóż każdy z pracowników otrzymuje kartę (generowaną przez aplikację) z unikalnym kodem. Następnie w momencie wchodzenia lub wychodzenia z zakładu pracy ma obowiązek skanowania swojej karty, aplikacja zajmie się resztą.

Co możemy zyskać:

• bardzo duża oszczędność czasu
• oszczędności finansowe, nie musimy zatrudniać osoby która miałaby się zajmować rejestracją czasu pracy Twoich pracowników,
• aktualna informacja o ilości osób przebywających w pracy,
• możliwość prowadzenia grafiku pracy, urlopów, zwolnień chorobowych, itp,
• pracownicy mogą mieć dostęp do swoich grafików poprzez aplikację, przez co minimalizujemy błędy ludzkie wynikające z nieprzekazania informacji,
• system może automatycznie wyliczać pensje oraz zlecać przelewy do banku,
• możliwość integracji aplikacji z ZUS,
• możliwość raportowania efektywności oraz wiele innych.

Czy warto zatem zainwestować w automatyzację Twojej firmy? Myślę że ten opis nie pozostawia wątpliwości.

Automatyzacja przygotowywania ofert dla klientów

W mojej pracy często spotykam się z zapytaniem od klientów dotyczącym przygotowania dla nich dedykowanej aplikacji. Można powiedzieć że ten proces przygotowywania oferty jest procesem powtarzalnym, oczywiście personalizowanym pod klienta, niemniej jednak pewne elementy w aplikacjach webowych lub mobilnych powtarzają się. Skoro coś się powtarza w większym lub mniejszym zakresie to w celu przyśpieszenia tego zadania można posłużyć się automatyzacją.

Przykładem takiej automatyzacji będzie aplikacja którą przygotowywaliśmy dla jednego z naszych klientów. Aplikacja miała za zadanie, na podstawie wprowadzonych danych pojazdu przygotować punkty serwisowe które można modyfikować i usprawniać w samochodzie. Coś co wcześniej zajmowało około godziny zostało skrócone do paru minut. Aplikacja oczywiście nie tylko generuje oferty ale jest też prostym systemem CRM który utrzymuje relacje z klientem, przypomina o kolejnych terminach serwisów oraz wysyła powiadomienia do klientów.

Co zatem możemy osiągnąć korzystając z tego typu aplikacji:

• oszczędność czasu,
• szybka edycja i aktualizacja ofert,
• możliwość przygotowania ofert w parę minut nawet nie będąc w biurze,
• utrzymywanie historii kontaktów z klientami,
• wysyłka dodatkowych ofert marketingowych w określonym czasie (np pojawienie się nowego oprogramowania).

Czy zatem warto zainteresować się automatyzację w firmie? Przede wszystkim czas jaki możemy dzięki temu zaoszczędzić jest bezcenny. Jeżeli firma jest na stabilnej pozycji to jak najbardziej uważam że taka aplikacja wpłynie bardzo pozytywnie na dalszy jej rozwój.