Jak przygotować się do współpracy z firmą tworzącą dedykowane oprogramowanie? Kompletny przewodnik dla firm 

Wdrożenie dedykowanego oprogramowania to zazwyczaj duży krok dla przedsiębiorstwa, często jest to związane ze sporą inwestycją, zmianą lub dopracowaniem procesów i dużym oczekiwaniem wobec ostatecznego efektu. 

Odpowiednie przygotowanie do stworzenia i wdrożenia projektu po stronie firmy znacząco zwiększa jego szanse na sukces tego przedsięwzięcia. Wiele firm zastanawia się, jak przygotować się do współpracy z software housem, aby uniknąć nieporozumień, lepiej zaplanować budżet i sprawniej przejść przez cały proces realizacji projektu IT. W tym artykule pokażemy krok po kroku, jak przygotować się do współpracy z firmą tworzącą oprogramowanie na zamówienie i na co zwrócić szczególną uwagę. 

Dlaczego dobre przygotowanie do projektu IT jest kluczowe?

Brak przygotowania do wykonania projektu jest jedną z najczęstszych przyczyn problemów w projektach IT. Niejasne wymagania, zmieniający się zakres czy niedopasowane funkcjonalności mogą prowadzić do opóźnień i wzrostu kosztów.

Dobrze przygotowany projekt IT wpływa pozytywnie na:

• szybszy start prac,
• lepsze dopasowanie systemu do potrzeb firmy,
• mniej poprawek w trakcie realizacji,
• większa przewidywalność budżetu,
• sprawniejsza komunikacja z zespołem developerskim

Określ cel biznesowy projektu

Zanim zaczniesz rozmawiać z potencjalnym wykonawcą projektu, odpowiedz sobie na jedno kluczowe pytanie: po co mi system informatyczny? W czym aplikacja może pomóc Twojej firmie?

Jakie problemy ma rozwiązać aplikacja?

Zastanów się nad tym co dziś działa nieefektywnie w Twojej? Gdzie w firmie tracisz Ty lub Twoi pracownicy najwięcej czasu lub pieniędzy. Które procesy wymagają albo można zautomatyzować. W czym mogłaby pomóc aplikacja w Twojej firmie?

Jakie procesy chcesz usprawnić?

Software house powinien dobrze zrozumieć sposób działania Twojej firmy, nie tylko listę funkcji, które mają pojawić się w aplikacji. Dobra firma tworząca oprogramowanie dedykowane powinna najpierw dokładnie przeanalizować procesy biznesowe i potrzeby przedsiębiorstwa, zanim zaproponuje konkretne rozwiązania technologiczne. Kluczowa jest analiza procesów biznesowych, sposobu obsługi klientów, zarządzania zamówieniami, raportowania oraz integracji z innymi systemami używanymi w przedsiębiorstwie. Dopiero na podstawie takiej analizy możliwe jest stworzenie oprogramowania, które realnie usprawni codzienną pracę i będzie odpowiadało na rzeczywiste potrzeby firmy.

Zdefiniuj podstawowe funkcjonalności systemu

Nie musisz przygotować szczegółowej dokumentacji projektu, jednak stwórz listę z zakresem projektu i listą niezbędnych funkcjonalności. Możesz podzielić funkcje na must-have: takie które są niezbędne do działania systemu i nice-to-have rozwiązania dodatkowe, które można wdrożyć później. To może wpłynąć na czas realizacji początkowej wersji i budżet oprogramowania dedykowanego. 

Przykładowe funkcjonalności

• logowanie i zarządzanie użytkownikami
• panel administracyjny
• raporty i statystyki
• integracje (np. płatności, CRM, ERP)
• powiadomienia (e-mail, SMS)

Przygotuj przykłady i inspiracje

To jeden z najprostszych sposobów aby pokazać wykonawcy rozwiązania technologiczne. Możesz dzięki temu zyskać szybszą analizę projektu, ograniczysz ryzyko nieporozumień i uzyskasz szybszą wycenę. Możesz podesłać wykonawcy link do strony/aplikacji z informacją co działa dobrze w tym rozwiązaniu lub z informacją czego nie chcesz z tego rozwiązania. Nie chodzi o kopiowanie aplikacji, tylko o kierunek w którym aplikacja ma podążać lub którego nie chcesz.

Zbierz wymagania techniczne i integracje

Wiele projektów IT opiera się na integracjach z innymi systemami i to często one decydują o złożoności i cenie projektu. Czy system ma się integrować z innymi aplikacjami? Jeśli tak to jakimi? Mogą to być: system księgowy, CRM, system magazynowy lub zewnętrzne API.

Określ budżet i ramy czasowe

Kwestia budżetu jest często pomijana a jest to istotny temat. To jaki masz przewidziany budżet na realizację projektu pozwala software housw'owi zaproponować realistyczne rozwiązanie, dostosowując zakres projektu. Dzięki czemu otrzymujesz dopasowaną ofertę do twoich potrzeb w Twoich widełkach budżetowych.

Co wpływa na koszt dedykowanego oprogramowania?

Jest kilka podstawowych elementów, które wpływa na koszt dedykowanego oprogramowania m.in:

• liczba funkcjonalności aplikacji,
• stopień skomplikowania projektu,
• integracje z innymi systemami,
• design i UX,
• technologia, użyte rozwiązania

Więcej o tym co wpływa na koszt aplikacji przeczytasz w artykule https://madebyrogal.com/ile-kosztuje-stworzenie-aplikacji-internetowej/

Wybierz model współpracy z dostawcą oprogramowania

W projektach IT można spotkać różne modele współpracy, jednak najczęściej spotykane modele współpracy z software house to Fixed price gdzie jest wcześniej ustalona cena i zakres pracy oraz Time & Material, który polega na rozliczeniu za czas pracy przy projekcie. Kiedy który model lepiej się sprawdza? Współpraca w modelu Fixed price jest dobrym rozwiązaniem przy jasno określonym zakresie. Z kolei praca w modelu Time & Material najbardziej korzystna jest przy bardziej złożonych, rozwijających się projektach. Zawsze pytaj dostawcę oprogramowania o modele współpracy jakie oferują i wybierz ten, który sprawdzi się u Ciebie.

Współpraca z software house: przygotuj się na proces

Jeśli nie jesteś z branży IT warto wiedzieć jak wygląda typowy proces tworzenia oprogramowania, pozwoli Ci się to do niego przygotować i wiesz co kiedy nastąpi. Jak wygląda typowy proces realizacji projektu IT:

• analiza potrzeb klienta, warsztaty,
• projekt UX/UI,
• development, czyli proces kodowania aplikacji,
• testy aplikacji,
• wdrożenie aplikacji na produkcję,
• rozwój oprogramowania i utrzymanie projektu.

Jak wygląda proces powstawania oprogramowania na zamówienie przeczytasz w kompletnym przewodniku https://madebyrogal.com/jak-tworzy-sie-oprogramowanie-na-zamowienie-kompletny-przewodnik/

Twoja rola w procesie tworzenia aplikacji

Twoje zaangażowanie w przypadku wyboru odpowiedniego dostawcy jak i w samym procesie tworzenia aplikacji jest kluczowe. Dobrze zaplanowana współpraca z firmą IT pozwala szybciej podejmować decyzje projektowe, sprawniej wdrażać zmiany i lepiej dopasować system do realnych potrzeb przedsiębiorstwa. Współpraca z firmą IT, odpowiadanie na jej pytania, podejmowanie decyzji, testowanie systemu to wszystko pozwoli Ci stworzyć aplikację, która realnie będzie wspierać Twoją firmę i usprawniać w niej procesy.

Najczęstsze błędy przy tworzeniu dedykowanych aplikacji webowych

Unikając tych błędów oszczędzasz swój czas i pieniądze:

• brak jasno określonego celu,
• zbyt ogólny opis projektu,
• brak budżetu,
• ciągłe zmiany zakresu bez kontroli,
• wybór najtańszej oferty zamiast najlepszej.

Jak wybrać najlepszy software house?

Wybór odpowiedniego software house to jedna z najważniejszych decyzji podczas realizacji projektu IT. Najlepszy software house to nie jest ani ten który daje najniższą cenę ani ten który daje najwyższą cenę. Zapytaj o realizacje i rozwiązania które stosuje firma, warto aby to nie były przestarzałe technologie ale takie które są popularne i sprawdzone na rynku. Zwróć uwagę jak wygląda proces powstawania produktu i jaki jest sposób komunikacji w firmie. Jeżeli firma: zadaje dużo pytań, chce zrozumieć Twój biznes, proponuje warsztaty lub analizę, pomaga uporządkować wymagania, to zwykle dobry znak. Dopytaj czy software house myśli długoterminowo i czy oferuje wsparcie w rozwoju oprogramowania. Dobra współpraca z firmą IT potrafi trwać latami.

Podsumowanie: dobrze przygotowany projekt to lepsze oprogramowanie

Wybór odpowiedniego partner technologicznego ma duże znaczenie podczas tworzenia oprogramowania. Jednak w przypadku tworzenia aplikacji ważna jest także współpraca z firmą tworzącą dedykowane oprogramowanie. Doświadczona firma tworząca oprogramowanie dedykowane nie tylko realizuje projekt technicznie, ale również pomaga uporządkować wymagania, dobrać odpowiednie technologie i zaplanować rozwój systemu w przyszłości. Współpracować z firmą można przyjemnie i płynnie pod warunkiem, że dobrze się do tego przygotujesz. Określ jasny cel aplikacji, przemyśl funkcjonalności te podstawowe bez których aplikacja nie może wystartować oraz te które można rozwijać w przyszłości. Miej podstawową wiedzę o projekcie to pozwali Ci uniknąć wielu problemów i znacząco przyspieszają cały proces tworzenia dedykowanej aplikacji. 

Jeśli planujesz stworzenie aplikacji dla swojej firmy, warto zacząć od rozmowy i analizy potrzeb. Nawet bez gotowej specyfikacji można wspólnie wypracować rozwiązanie, które realnie wesprze rozwój Twojego biznesu.

Jeśli rozważasz stworzenie oprogramowania na zamówienie skontaktuj się z nami. Pomożemy Ci przejść przez cały proces od pomysłu do wdrożenia. 

Jesteś zainteresowany naszą usługą?

Porozmawiaj z ekspertem