Oprogramowanie na zamówienie czy gotowe rozwiązanie SaaS - co wybrać dla swojej firmy?

Dużo firm staje przed dylematem co wybrać: oprogramowanie na zamówienie czy SaaS? Oba rozwiązania mają swoje zalety ale sprawdzają się w różnych sytuacjach biznesowych. Z jednej strony mamy system SaaS dla firm, czyli gotowe oprogramowanie działające w chmurze, dostępne w modelu abonamentowym. Z drugiej strony istnieje dedykowane oprogramowanie dla biznesu, tworzone od podstaw pod konkretne potrzeby przedsiębiorstwa.

Wielu właścicieli firm zastanawia się czy oprogramowanie SaaS jest tańsze od oprogramowania dedykowanego, czy można je bezpiecznie używać w biznesie i kiedy lepiej zdecydować się na własny system. W tym artykule postaram się wyjaśnić czym różni się oprogramowanie w modelu SaaS od oprogramowania tworzonego na zamówienie, jakie są zalety i wady SaaS dla firm, a także kiedy warto stworzyć oprogramowanie dedykowane zamiast korzystać z gotowych platform.

Jeśli zastanawiasz się kiedy SaaS się opłaca dla firmy, a kiedy lepszym rozwiązaniem będzie system dedykowany, ten przewodnik pomoże Ci podjąć właściwą decyzję.

Czym jest oprogramowanie w modelu Saas? Jak działa model Saas w praktyce?

Skrót SaaS czyli Software as a Service to model biznesowym w którym użytkownik oprogramowania nie kupuje licencji na własność a wykupuje abonament z dostępem do danej usługi. Tego typu oprogramowanie działa w chmurze (na serwerach dostawcy z dostępem przez internet), nie wymaga instalacji na komputerze, a dostawca zajmuje się aktualizacjami, bezpieczeństwem i infrastrukturą. Najczęściej w modelu SaaS użytkownicy płacą opłatę miesięczną lub roczny (ta zazwyczaj bardziej się opłaca, gdyż często w przeliczeniu na miesiące wychodzi taniej).

Jak działa model SaaS w praktyce?

Model Saas polega na tym że oprogramowanie jest rozwijane i utrzymywane przez jednego dostawcę (właściciela platformy). Każda firma, użytkownik posiada własne konto i dostęp do odpowiednich funkcji systemu jednak sama infrastruktura jest wspólna dla wszystkich. Co pozwala dostawcy na ciągłe rozwijanie oprogramowania a użytkownicy automatycznie otrzymują aktualizacje i nowe funkcje.

W praktyce wygląda to tak że firma, która wykupuje dostęp do oprogramowania może z niego korzystać od razu. Wystarczy założyć konto, skonfigurować podstawowe informacje np. użytkowników, dane firmy, integracje. Użytkownicy mogą korzystać z systemu a dostawca odpowiada za utrzymanie, bezpieczeństwo i aktualizacje. Wszystkie dane przechowywane są w chmurze.

Dużą zaletą systemów SaaS dla firm jest to że można je uruchomić nawet w ciągu kilku godzin, bez konieczności budowania własnej infrastruktury technicznej.

Czym jest oprogramowanie dedykowane dla biznesu?

Oprogramowanie na zamówienie to system informatyczny tworzony od podstaw specjalnie dla konkretnej firmy czy organizacji. W przeciwieństwie do gotowych rozwiązań jak np. oprogramowanie Saas powstaje w oparciu o konkretny model biznesowy, potrzeby firmy, procesy w przedsiębiorstwie uwzględniając specyficzny model pracy w twojej firmie. 

Oznacza to że funkcjonalności systemu nie są narzucone przez dostawcę oprogramowania lecz tworzone i projektowane zgodnie z unikalnymi potrzebami firmy. Dzięki temu oprogramowanie na zamówienie może odzwierciedlać indywidualny sposób działania organizacji, wspierać jej procesy operacyjne oraz integrować się z innymi narzędziami wykorzystywanymi w firmie.

Jak powstaje oprogramowanie dedykowane

Proces tworzenia oprogramowania dedykowanego składa się z kliku etapów. W pierwszej kolejności analizowane są potrzeby biznesowe firmy, to jest najważniejszy etap bo pozwala najlepiej dopasować system do kluczowych rozwiązań w firmie. Na tej podstawie są tworzone rozwiązania i funkcjonalności jakie znajdą się w dedykowanym oprogramowaniu. Następnie programiści przystępują do tworzenia indywidualnego systemu. W przeciwieństwie do gotowych platform, dedykowane oprogramowanie dla biznesu może być rozwijane i rozbudowywane wraz z rozwojem firmy, co pozwala dostosować system do zmieniających się potrzeb przedsiębiorstwa.

Więcej o dedykowanym oprogramowaniu dla firm przeczytasz tutaj.

SaaS vs. oprogramowanie dedykowane - najważniejsze różnice

Choć oba rozwiązania mają za zadnie wspierać procesy biznesowe w firmie, różnią się przede wszystkim sposobem wdrożenia, kosztami, elastycznością oraz możliwością dopasowania do potrzeb firmy.

Elastyczność i dopasowanie do firmy

Jedną z najistotniejszych różnic między oprogramowaniem SaaS a dedykowanym rozwiązaniem jest stopień dopasowania systemu do potrzeb firmy. W przypadku platform SaaS musisz bardziej dopasować procesy w firmie do rozwiązań jakie istnieją na platformie. Natomiast w systemach dedykowanych możesz idealnie dopasować rozwiązanie do istniejących już procesów w firmie, co pozwala lepiej wspierać rozwój Twojej firmy.

Koszty aplikacji gotowych a dedykowanych

Wiele firm wybiera gotowe rozwiązanie ponieważ koszt na samym początku jest znacznie niższy niż aplikacji dedykowanej. Nie trzeba inwestować ani za dużo czasu ani za dużo pieniędzy w budowę systemu. Wystarczy opłacić miesięczny abonament. 

Jednak w dłuższej perspektywie własna aplikacja może okazać się tańsza i daje pełną kontrolę nad rozwoje aplikacji. Dedykowane aplikacje pozwalają uzyskać przewagę konkurencyjną na rynku tworząc indywidualne procesy, obsługę klienta, automatyzowanie procesów, indywidualne integracje w przeciwieństwie do gotowych rozwiązań z których korzysta tysiące firm z Twojej branży.

Skalowanie i rozwój systemu 

Rozwój platform SaaS zależy od dostawcy i strategii jaką on chce realizować. Jeśli Twoja firma potrzebuje niestandardowej funkcjonalności to raczej nie zostanie ona stworzona w gotowym systemie. W oprogramowaniu dedykowanym funkcjonalności tworzone są w oparciu o realne potrzeby firmy. Można dodawać nowe moduły, integrować system z innymi narzędziami lub rozwijać funkcje wspierające specyficzne procesy biznesowe.

Zalety platform SaaS dla firm

Dla wielu firm platforma SaaS jest atrakcyjnym rozwiązaniem ze względu na szybkie wdrożenie, przewidywalne koszty oraz łatwość zarządzania systemem.

Niski koszt początkowy

Zaletą rozwiązań abonamentowych jest niski koszt wdrożenia. Dzięki temu firma płaci miesięcznie lub wykupuje roczny abonament i nie musi inwestować w zakup serwerów, infrastrukturę IT, instalację i konfigurację systemu, kosztowne licencje, wytworzenie oprogramowania i utrzymywanie pracowników.

Szybkie wdrożenie

W związku z tym że system jest gotowy, wystarczy założyć w nim konto, uzupełnić podstawowe dane, skonfigurować i można z niego korzystać właściwie od zaraz.

Automatyczne aktualizacje i rozwój systemu

Dostawca oprogramowania zajmuje się rozwijaniem platformy i tworzeniem nowych funkcjonalności. Użytkownicy korzystający z systemu automatycznie otrzymują aktualizacje bez konieczności instalowania nowych wersji oprogramowania. To oznacza, że firma zawsze pracuje na aktualnej wersji systemu.

Wady SaaS dla przedsiębiorstw

Choć gotowe rozwiązanie SaaS ma wiele zalet, nie jest wolne od wad. Dlatego przed wyborem dostawcy i oprogramowania warto się przyjrzeć zaletom jak i wadą i świadomie wybrać rozwiązanie najlepsze dla Twojego biznesu.

Ograniczone możliwości personalizacji oprogramowania

Brak lub niewielka możliwość dostosowania sytemu do specyficznych wymagań firmy. Raczej trzeba się nastawić że trzeba dostosować procedury do rozwiązań w gotowym systemie. Funkcjonalności są uniwersalne, mają spełniać oczekiwania wielu organizacji. Co w efekcie skutkuje standardowymi rozwiązaniami, których nie da się się dopasować do indywidualnych procesów w firmie.

Uzależnienie od dostawcy oprogramowania

To dostarczyciel oprogramowania decyduje o kierunku rozwoju systemu, dostępnych funkcjonalnościach, zmianach w interfejsie i cenach abonamentu. Jeżeli dostawca wprowadzi zmiany, które nie są korzystne dla użytkowników, przedsiębiorstwo ma ograniczone możliwości wpływu na rozwój systemu.

Stałe koszty abonamentowe

Choć gotowe rozwiązania na początku są znacznie tańsze niż oprogramowanie na zamówienie to w dłuższej perspektywie koszty abonamentowe mogą być znaczące. Firmy płacą za dostęp do aplikacji przez cały czas użytkowania a wraz z rozwojem organizacji i wzrostem liczby użytkowników opłaty mogą rosnąć.

Ograniczona kontrola nad danymi

Wszystkie dane przechowywane są na serwerach dostawcy oprogramowania. Choć większość platform stosuje zaawansowane zabezpieczenia to jednak dla niektórych branż, szczególnie tych objętych restrykcyjnymi regulacjami, pełna kontrola nad danymi może być kluczowa. 

Ograniczone integracje

Platformy SaaS posiadają zestaw gotowych integracji z popularnymi systemami. W przypadku niestandardowych rozwiązań integracja może być utrudniona lub nawet nie możliwa.

Trudności przy zmianie platformy

Zmiana platformy SaaS lub migracja do własnego systemu może być niemożliwa lub bardzo ograniczona. Przeniesienie danych, procesów i integracji często wymaga dodatkowego czasu oraz zasobów. Dlatego przed wyborem rozwiązania warto sprawdzić, czy w ogóle możliwe jest eksportowanie danych z systemu.

Zalety oprogramowania dedykowanego

Oprogramowanie na zamówienie daje firmą wiele przewag które nie oferują gotowe rozwiązania. Do najważniejszych z nich należą:

Idealne dopasowanie do procesów w firmie

Nowe oprogramowanie tworzone jest dokładnie dla potrzeb Twojej firmy. Funkcjonalności są projektowane dokładnie pod procesy biznesowe w firmie, nie trzeba dopasowywać procesów do już istniejącego oprogramowania, można odwzorować nawet najbardziej specyficzne procedury. Dzięki temu pracownicy korzystają z narzędzia, które wspiera ich codzienną pracę zamiast ją utrudniać.

Nieograniczone możliwości integracji z innymi systemami

Oprogramowanie dedykowane można łatwo zintegrować z innymi narzędziami już używanymi w firmie takimi jak: 

• systemami ERP i systemami CRM
• systemami magazynowymi
• platformami e-commerce
• systemami księgowymi
• zewnętrznymi API lub aplikacjami partnerów

Dzięki czemu można zautomatyzować systemy i przepływ informacji. Ograniczyć pomyłki wynikające z ręcznego uzupełniania danych a także wynieść obsługę na wyższy poziom.

Dowolny rozwój oprogramowania

Własne oprogramowanie można rozwijać w dowolnym kierunku co daje możliwość uzyskania przewagi konkurencyjne poprzez tworzenie rozwiązań specyficznych i unikatowych na rynku, których nie ma w gotowych systemach. Budowania zaawansowanych funkcji i analizowowania danych w sposób niedostępny na rynku.

Pełna kontrola nad funkcjonalnością i rozwojem

Posiadając dedykowanie oprogramowanie masz pełny wpływ na kierunek rozwoju systemu, decydujesz o priorytetach dodawania nowych funkcjonalności, masz kontrolę nad harmonogramem wdrożeń oraz sposobem działania aplikacji.

Wyższy poziom bezpieczeństwa danych

Tworząc własne oprogramowanie dane mogą być przechowywane na własnych serwerach lub w wybranej chmurze co pozwala na wybranie rozwiązania zgodnego z polityką bezpieczeństwa firmy oraz łatwiej spełnić wymagania regulacyjne (np. RODO).

Brak zbędnych funkcji

Gotowe platformy często zawierają wiele funkcji, których nigdy nie użyjesz. Własne oprogramowanie pozwala na stworzenie prostego, użytecznego interfejsu, tylko z niezbędnymi modułami co zwiększa efektywność pracy Twoich pracowników. 

Wady oprogramowania dedykowanego

Oprogramowanie na zamówienie ma wiele zalet, ale warto również znać jego ograniczenia i ryzyka. Dla wielu firm to właśnie te czynniki decydują, czy lepszym wyborem będzie system SaaS czy oprogramowanie dedykowane.

Wyższe koszty początkowe

Koszt stworzenia systemu od podstaw jest znacznie większy niż wykupienie abonamentu na miesiąc. Na cenę oprogramowania na zamówienie składa się analiza biznesowa i projekt systemu, przygotowanie projektu UX/UI, programowanie i testy, wdrożenie oraz konfigurację.

Dłuższy czas wdrożenia

Stworzenie aplikacji wymaga czasu, w zależności od skali projektu wdrożenie może trwać od kilku miesięcy do nawet roku lub dłużej. W przypadku SaaS system można uruchomić praktycznie od zaraz.

Konieczność utrzymania i rozwoju systemu

Własna aplikacja wymaga ciągłego wsparcia i jej utrzymania. Na co składa się aktualizacja technologii, rozwój nowych funkcji, usuwanie błędów oraz monitorowanie bezpieczeństwa. Wymaga to współpracy z zespołem programistów lub firmą technologiczną.

Zarządzanie projektem

Wdrożenie oprogramowania dedykowanego wymaga większego zaangażowania firmy niż korzystanie z gotowego systemu, chociażby przy podejmowaniu decyzji dotyczące funkcjonalności czy testowania kolejnych wersje systemu.

Kiedy SaaS się opłaca dla firmy?

Jednym z kluczowych czynników decydujących o wyborze gotowych rozwiązań jest ich natychmiastowa dostępność. Dzięki niskim początkowym kosztom wdrożenia rozwiązania SaaS są szczególnie atrakcyjny dla małych i średnich przedsiębiorstw, które chcą szybko wdrożyć narzędzie wspierające działalność biznesową. Rozwiązania abonamentowe są też dobrym rozwiązaniem dla firm, które nie mają dużego budżetu na start. Warto rozważyć wybranie systemu gotowego kiedy firma chce przetestować rozwiązanie i dopiero potem podjąć długoterminową decyzję o wyborze najlepszego dla siebie rozwiązania.

Kiedy warto stworzyć oprogramowanie dedykowane?

W wielu firmach procesy są specyficzne i kiedy Twoja firma szuka w pełni dopasowanego rozwiązania do istniejących procesów to oprogramowanie na zamówienie będzie perfekcyjnym wyborem. Gdy firma potrzebuje wielu integracji aby stworzyć duży, sprawnie działający ekosystem. Jeśli szukasz rozwiązań które pozwolą Ci uzyskać przewagę nad konkurencją to możesz stworzyć customowy system, dzięki któremu uzyskasz szybszą obsługę klientów, bardziej zaawansowaną analizę danych, automatyzację procesów logistycznych lub sprzedażowych albo tworzenie nowych usług cyfrowych. Kiedy firma się dynamicznie rozwija to skalowalność i elastyczność jest bardzo istotna a w gotowych systemach jest bardzo ograniczona. Jeśli Twoja firma musi spełniać szczególne wymagania dotyczące bezpieczeństwa danych lub regulacji prawnych to oprogramowanie dedykowane będzie odpowiednim wyborem. 

Podsumowanie

Wybór między oprogramowanie na zamówienie a gotowym rozwiązaniem w modelu SaaS powinien być dopasowany do potrzeb i strategii rozwoju Twojej firmy. Gotowe systemy najlepiej sprawdzają się wtedy, gdy firma potrzebuje szybkiego wdrożenia, chce ograniczyć koszty początkowe i korzysta ze standardowych procesów biznesowych. Dzięki modelowi abonamentowemu oraz natychmiastowej dostępności SaaS pozwala szybko rozpocząć pracę z systemem bez konieczności budowania własnej infrastruktury IT. Z kolei oprogramowanie na zamówienie jest rozwiązaniem które umożliwia pełne dopasowanie systemu do specyfiki działalności. Sprawdza się szczególnie w organizacjach, które posiadają niestandardowe procesy biznesowe, potrzebują integracji wielu systemów lub chcą wykorzystać technologię jako element swojej przewagi konkurencyjnej.

Nie istnieje jedno uniwersalne rozwiązanie odpowiednie dla wszystkich firm. W praktyce decyzja pomiędzy SaaS a oprogramowaniem dedykowanym powinna wynikać z analizy procesów biznesowych, planów rozwoju przedsiębiorstwa oraz długoterminowych kosztów utrzymania systemu. Dobrze dobrane oprogramowanie może znacząco usprawnić działanie Twojej firmy, zwiększyć efektywność pracy zespołów i wspierać dalszy rozwój biznesu.

Jeśli zastanawiasz się nad stworzeniem oprogramowania na zamówienie, napisz do nas. Chętnie doradzimy i pokażemy możliwe rozwiązania.

FAQ – najczęściej zadawane pytania

Jesteś zainteresowany naszą usługą?

Porozmawiaj z ekspertem